Projekte, Zahlungsströme und Budgets im Überblick.

IvaPay ordnet Zahlungen Projekten, Personen und Gruppen zu, dokumentiert Einnahmen und Ausgaben und zeigt jederzeit, welche Mittel noch verfügbar sind – ohne Systemwechsel und ohne Zugriff auf Ihr Bankkonto. Ideal für Schulen und andere Einrichtungen.

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Wir richten Ihre Einrichtung gemeinsam ein, das dauert etwa eine Stunde. Das erste Jahr ist kostenlos.

Das kennen Sie

Kontoauszug, Namen, Beträge.

Viele Einrichtungen verwalten ihre Projekte über eine Mischung aus Bankingsoftware, Excel-Listen, Word-Dokumenten, Papierunterlagen und formellen wie informellen Absprachen. Dabei entstehen immer dieselben Fragen:


Wer hat gezahlt? Was gehört zu welchem Projekt? Welche Gelder wurden ausgegeben? Welche Mittel sind noch verfügbar? Welche Rückzahlungen stehen an? Wo befinden sich Belege und Nachweise?


IvaPay schafft dafür einen gemeinsamen strukturierten Überblick.

So funktioniert es

Von der Einrichtung bis zur Kontrolle.

Der Ablauf beginnt in Ihrer bestehenden Kontoführungssoftware (z.B. StarMoney) und endet auch dort.

  1. Phase 1

    Einrichten

    • Personen und Gruppen übernehmenImport aus bestehendem Verwaltungssystem, Schnittstelle oder CSV.
    • Projekt anlegenBetrag, Budget, Fristen sowie beteiligte Personen oder Gruppen festlegen.
    • Informationsschreiben erstellenEinfach konfiguriert, automatisch gefüllt, mit SEPA-QR-Code, fertig als PDF.

  2. Phase 2

    Zuordnen

    • Kontoauszug importierenAls CSV aus StarMoney. Ohne Systemwechsel.
    • Zahlungseingänge zuordnenIvaPay gleicht über Name und IBAN ab und zeigt zu jeder Zahlung, wie sicher die Zuordnung ist. sicher zugeordnet unsicher nicht zuordenbar
    • Prüfen und freigebenIvaPay schlägt vor. Sie entscheiden.

  3. Phase 3

    Kontrollieren

    • NachfassenSie sehen, wer gezahlt hat, und erinnern die Offenen.
    • Rückzahlungen und GuthabenRestbeträge werden als virtuelle Guthaben weitergeführt. Rückzahlungen können auch gebündelt für mehrere Personen vorbereitet werden. Effizient und transparent.
    • Auszahlungen und NachweisJeder Vorgang bleibt nachvollziehbar und wird prüffähig dokumentiert.

Es bleibt bei Ihrem Konto

  1. Kontoführungssoftware (z.B. StarMoney)Datenexport als CSV
  2. IvaPayProjektverwaltung, Zuordnung, Kontrolle und Dokumentation
  3. Auftrag zurück zurKontoführungssoftware

IvaPay führt keine Überweisungen aus und hat keinen Zugriff auf Ihr Konto.

Produkt-Rundgang

Ein Blick in die Oberfläche.

Aufgeräumt, ruhig, auf das Wesentliche reduziert. Genau das, womit Sie später täglich arbeiten.

Übersicht. Sie sehen auf einen Blick, was erledigt ist und was noch offen.
Buchungen. Jede Zahlung mit ihrer Sicherheitsstufe, sicher zugeordnet, unsicher oder offen.
Projekt. Betrag, Frist und wer schon gezahlt hat, bspw. für eine Fahrt oder ein Materialgeld.
Informationsschreiben Zahlungserinnerung mit SEPA-QR-Code, fertig als PDF.

Für die Leitung

Nachvollziehbar, ohne Zugriff auf Ihr Konto.

Jede Zuordnung ist erklärbar. Die Leitung oder Verwaltung kann jederzeit erkennen welche Projekte laufen, welche Einnahmen eingegangen sind, welche Ausgaben erfolgt sind, welche Mittel noch zur Verfügung stehen, wem Zahlungen zugeordnet wurden, welche Nachweise und Belege dazugehören.

  • Erklärbar. Zu jeder Zuordnung ist nachvollziehbar, woran sie erkannt wurde.

  • Prüffähig. Alle Vorgänge werden protokolliert und lassen sich für Prüfungen sauber exportieren.

  • Kein Kontozugriff. IvaPay führt keine Überweisungen aus und hat keinen Zugriff auf Ihr Konto. Es prüft, es bucht nicht.

Kein Systemwechsel

Läuft mit Ihrer bestehenden Kontoführungssoftware weiter.

zum Beispiel mit StarMoney

Ihr Ablauf bleibt

StarMoney behalten Sie. IvaPay setzt sich als ruhige Schicht daneben: Datei einlesen, vorsortieren, dokumentieren – die Aufträge gehen zurück in den Export. Keine Umstellung, keine Umgewöhnung.

Für wen

Für alle Einrichtungen, die viele Projekte und kleinteilige Zahlungsströme gleichzeitig verwalten.

  • Schulen und Schulverwaltungen

  • Fördervereine
  • Vereine
  • gemeinnützige GmbHs
  • Stiftungen
  • u.v.m.
Sie sind interessiert an der Einführung in Ihrer Einrichtungen?
Sprechen Sie uns an.
Illustration: Schulleitung und Sekretariat sehen gemeinsam Unterlagen am Schreibtisch durch.

Ehrlicher Preis

Erstes Jahr kostenlos.

Danach eine transparente Jahreslizenz, gestaffelt nach Zahl der aktiven Personen. Keine Transaktionsgebühren, keine versteckten Kosten.

Gezählt wird, wie viele Personen Sie in IvaPay verwalten – nicht, wie viele Personen die Software benutzen. Alle Preise pro Jahr und netto. Die Umsatzsteuer weisen wir im Angebot gesondert aus.
Stufe Aktive verwaltete Personen Preis pro Jahr
Starter bis 300 149 Euro
Standard 301 bis 700 349 Euro
Plus 701 bis 1.400 599 Euro
Campus ab 1.401 849 Euro
Träger und Verbünde mehrere Einrichtungen nach Absprache

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Müssen wir unser bisheriges System wechseln?

Nein. IvaPay arbeitet mit Ihrer StarMoney-Datei und stellt Aufträge für den Export bereit. Ihre Abläufe bleiben, wie sie sind – IvaPay nimmt Ihnen die Zuordnung von Hand ab.

Wie sicher sind Konto- und Personendaten?

IvaPay hat keinen Zugriff auf Ihr Konto und führt keine Überweisungen aus. Es prüft und dokumentiert. Jeder Vorgang wird protokolliert, die Übertragung ist verschlüsselt, und Sie legen über Rollen fest, wer was sehen darf.

Wer sieht welche Daten?

Das entscheiden Sie. Zugriffe lassen sich auf einzelne Rollen und Projekte begrenzen. Das Protokoll belegt, welcher Betrag wohin gehört – es dient der Rechenschaft über Zahlungen, nicht der Kontrolle von Personen.

Wie zuverlässig ist die Zuordnung?

Der Abgleich läuft regelbasiert über Name und IBAN. IvaPay schlägt Zuordnungen vor und kennzeichnet ihre Sicherheit. Die abschließende Freigabe erfolgt durch einen Benutzer.

Was kostet IvaPay?

Das erste Jahr ist kostenlos. Danach eine Jahreslizenz ab 149 Euro, gestaffelt nach Zahl der aktiv verwalteten Personen. Keine Transaktionsgebühren, keine versteckten Kosten.

Wie kommen Rückzahlungen und Überweisungen aufs Konto?

IvaPay merkt sie vor und stellt sie als StarMoney-Auftrag bereit. Ausgeführt wird wie gewohnt in StarMoney – die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Wie schnell sind wir startklar?

Wir richten Ihre Einrichtung gemeinsam ein, das dauert etwa eine Stunde. Danach erreichen Sie uns per E-Mail und Chat. Bei großen Altbeständen empfehlen wir, ab einem Stichtag zu importieren – dann läuft es von Anfang an zügig.

Braucht jede beteiligte Person einen eigenen Zugang?

Nein. Es gibt unterschiedliche Rollen und Berechtigungen: Administration, Koordination und projektbezogene Zugriffe.

Lernen Sie IvaPay für Ihre Einrichtung kennen.

Merken Sie sich unverbindlich vor oder buchen Sie eine Demo. Wir richten Ihre Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ein – in der Regel dauert das etwa eine Stunde.

Unverbindlich vormerken Demo buchen

Dokument-Link: Beschriftung steht, aber es ist noch keine Datei hinterlegt. Der Link bleibt ausgeblendet, bis eine Datei gewählt ist.

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Wir melden uns bei Ihnen und richten Ihre Einrichtung gemeinsam bei IvaPay ein. Das erste Jahr ist kostenlos.